QuickBooks Helps You Navigate Tricky Waters

汽油价格只是给我们整个经济带来压力的众多因素之一. 现在，密切关注公司业绩比以往任何时候都更加重要. 许多企业主将财务结果与年度预算进行比较. 如果你还没有准备好预算，我们将告诉你如何开始. Even if you have, 我们将向您展示如何使用去年的结果作为比较财务报告的标尺. Once you understand these techniques, 我们将解释为什么你应该与自己建立一个月度约会，以确保你的结果持续达标——如果不达标，就采取行动.

小贴士:记住，财政困难的年份也有一线希望——你可能会缴纳更少的所得税. If revenues are down or expenses are up, 别忘了相应地减少你的预扣税或预估税. 这样做可以让你现在增加现金流, 而不是坐等明年春天的退税.

Budget Basics

The QuickBooks Planning & 预算菜单使您能够创建预算和预测. 实际上，这两个功能的工作方式是相同的，所以我们将以创建预算为例. But which one should you use? 您可能会发现，将Forecast功能用作备选预算和最佳场景是很有帮助的, 而预算功能提供了更好的现实预期. 无论哪种方式，以下是如何在QuickBooks中创建预算:

1. Choose Company, Planning & Budgeting, and then Set Up Budgets.

2. When the Set Up Budgets window appears, 单击右上角的创建新预算按钮.

3. 选择您想要创建预算的年份(例如2010年或2011年), select Profit and Loss, and then click Next.

Balance sheet budgeting: QuickBooks提供了为资产负债表账户创建预算的能力, such as planning for expected levels of cash, inventory, accounts receivable, liabilities, and so on. However, 大多数小企业主发现，只要一份损益预算就足以满足他们的需求.

4. 大多数用户会在下一个屏幕上选择No Additional Criteria. However, QuickBooks确实提供了更细粒度的预算选项，您可以将其分解给客户, job, or class level. Click Next once you make a selection.

5. 下一个屏幕询问您是想从头开始一个空白预算，还是想使用去年的实际数据作为起点. 大多数用户会发现使用前一年作为起点很有帮助. Click Finish after you make a choice.

6. 此时，呈现给您的屏幕类似于 Figure 1. 如果在步骤5中选择From Scratch选项，则不会看到任何数字.

Figure 1: 从去年的实际数字开始可以快速启动你的预算过程.

7. Proceed with entering or updating your budget. 根据需要单击Save按钮来保存您的工作, 完成后点击OK按钮.

Budget Tips: “复制跨越”按钮使您能够在所有十二个月内复制相同的金额. As shown in Figure 2, “调整行金额”按钮提供了一种快速的方法，可以按百分比或美元金额向上或向下调整现有数字. 您可以随时编辑您的预算:选择公司，计划 & Budgeting, and then Set Up Budgets. 从“预算”列表中选择您的预算，然后根据需要进行更改.

Figure 2: 通过“调整行”按钮，可以轻松地按金额或百分比快速增加或减少预算数字.

Budget Reports

QuickBooks提供四个预算和两个预测报告. 您将使用以下步骤来运行大多数报告:

1. Choose Reports, Budget & Forecasts, and then the report of your choice.

2. 将出现一个三屏幕向导，首先询问您希望使用哪种预算或预测. Once you've made a selection, click Next.

3. 下一个屏幕询问使用哪个报表布局-您可能只有一个选择, 按月帐户-确认选择后单击下一步.

4. Click Finish to display your report:

• Budget Overview - As shown in Figure 3，这份报告提供了12个月的预算情况.
• Budget vs. 实际-这个52列的报告可能很难浏览, 默认格式显示每个月的这些列, as well as a 12-month total.

Figure 3: 预算概览为您提供12个月预算的鸟瞰图.

Report Taming Tips: 有几种方法可以缩小该报告的大小. 首先，大多数用户可以去掉% of Budget列. To do so, click the Modify Report button, 然后在“添加子列”部分中取消选择“预算的%”. Next, you can shrink the width of the columns. 为此，将第一列实际列和第一列预算列之间的菱形拖到左边，如图所示 Figure 4. When you release the left mouse button, 当询问是否要调整所有列的大小时，选择Yes. 或者，单击Export按钮将报告发送到Excel.

Figure 4: 较窄的列宽可以压缩特别宽的报告.

• Profit & Loss Budget Performance 这份报告将你本月和今年迄今的实际情况与预算数额进行比较, and also displays the 12-month budget. 尽管此报告不显示美元或百分比差异, you can easily add these columns. Click the Modify Report button, 然后在“Add Subcolumns For”部分中选择“$ Difference”和“% Of Budget”, as shown in Figure 5.

Figure 5: 在任何QuickBooks报表上添加或删除列都很容易.

• Budget vs. Actual Graph 此报告不允许您选择预算-当前年度预算将自动显示. As shown in Figure 4, 该报告使您能够以图形方式查看结果是否符合预算. 您可以在不同的预算视图之间进行选择:
  • P&L By Accounts This view compares your Profit & 损失核算，又称收入和费用，要记入相应的预算. 报告自动按差异对差异进行排序, and you can view up to six accounts at a time.
  • P&L By Accounts and Jobs This view compares your P&L accounts on a job-by-job basis. 与预算总差异最大的工作将首先呈现, and as with accounts, you can view six at a time.
  • P&L By Accounts and Classes This view compares your P&L accounts on a class basis. 与其他视图一样，您一次最多可以查看六个类. 即使您没有设置启用类跟踪首选项，也会显示此按钮.

Class Tracking: 类允许您按部门、项目或其他类别跟踪成本. 要启用类跟踪，请选择Edit、Preferences和Accounting. 在Company选项卡上，选择Enable Class Tracking.

Graph Printing limitation: 一次只能打印一页以上的预算图表, 因此，您必须单击“下一个组”，然后单击“打印”以创建每个报告组的硬拷贝. QuickBooks不提供一次性打印所有图表的方法. 除了选择不同的日期范围外，也不能修改图表格式.

Comparative Reports

不管你是否在QuickBooks中使用预算, 将今年的结果与去年进行比较总是有帮助的. 这样做可以让您看到数据中的趋势，例如汽车费用是如何增加的. Such a report is just a couple clicks away:

1. 选择报告，公司和财务，然后是利润 & Loss Prev Year Comparison.

2. 默认情况下，您将看到今年与去年的比较. 然而，你可以很容易地创建一个多年比较:

a. Click the Modify Report button.

b. 在“列”部分的“按列显示”下拉列表中选择“年份”，然后单击“确定”.

c. On the report screen, choose a date range, such as 1/1/04 through 12/31/08, and then click the Refresh button. 如图6所示，屏幕上将显示多年的比较. 如果您发现此格式有帮助，请单击“记忆”按钮保存此报告以供以后使用.

Figure 6: You can convert the Profit & 上年亏损比较成多年报告.

Summary

在本文中，我们讨论了如何使用QuickBooks中的预算和预测功能来规划业务的未来. 随着每个月的流逝，你可以将你的计划与实际结果进行比较. 此外，您可以将今年的结果与去年甚至过去几年的结果进行比较.

Did you know?

你知道会计的QuickBooks文件副本可以转换为正常的QuickBooks公司吗, i.e. a .QBW file? 在有限的情况下，您希望这样做，因为不可能合并两个 .QBW data files together. However, 假设你无法访问你的QuickBooks公司，因为你的硬盘崩溃或有人偷了你的笔记本电脑. 在这些情况下，转换会计的副本会比从头开始更好. 如果你需要这样做，让你的会计在他们的QuickBooks版本中执行这些步骤:

1. 选择文件，工具，然后将会计副本转换为公司文件(QBW).

2. Choose the Accountant's Copy to convert.

3. Click OK on the prompt shown in Figure 7.

4. 为新的公司文件指定一个名称，然后单击Save.

将出现最后一个警告提示，确认此副本将覆盖任何现有的客户端副本.

Figure 7: 将会计师的副本转换为QuickBooks公司可以作为一种灾难恢复方法.

Of course, 最好的防御是经常在可移动媒体上备份你的QuickBooks数据, 比如售价通常不到10美元的USB闪存盘. 这些很容易让你把你的QuickBooks备份异地，如在你的钱包或公文包. But, 很高兴知道你的会计可能能够提供一个工作的QuickBooks公司-只要你最近把你的会计副本发给他们.

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