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如何在QuickBooks中使用记忆交易上个月的QuickBooks文章探讨了在桌面上安装QuickBooks的好处. 其中有三个影响到每个企业. 总结一下,QuickBooks可以帮助您:
有很多例子可以用来说明这个软件是如何做到这一点的,但是这个月的主题是使用 记住了交易. 这些是您设置的模板,其中包含可以在指定间隔重复的大部分(如果不是全部)信息, 消除了您定期输入相同重复数据的需要,减少了您出错的机会. 您可以为销售和购买事务创建这些事务模型. 例如, 你可能每个月的无线服务账单都是一样的,或者只是略有不同. Or, 您的客户每个月都有相同产品的长期订单, 或服务, 或者订阅费用. QuickBooks使设置重复使用的交易变得非常容易,您将在下面更详细地了解它是如何工作的. 我们建议您在本教程中使用QuickBooks的一个示例文件. 创建模板让我们从创建一个重复的账单开始. 点击 输入账单 在主页上填写所有字段,这些字段在每次创建账单时都保持不变. 在我们的例子中,我们正在支付水电费 到期金额 每个月都有变化,所以我们要留空吗. 完成后,单击 记住 在工具栏中打开此窗口: ![]() 图1:创建事务模板之后, 您必须完成此窗口中的字段才能正确地记住它. 供应商名称自动出现在左上角的字段中. 下面是四个选项的列表. 这些都与您希望在处理记忆事务时如何/是否收到通知有关. 您的选择是:
在窗口的右侧,打开旁边字段中的下拉列表 多长时间 然后从提供的选项中进行选择. 单击日历图标选择事务 下一个(截止)日期. 如果您只希望QuickBooks自动输入特定次数, 把它加到 剩余数量. 然后进入 提前几天进入. 需要进一步解释让我们对这里讨论的两个概念进行扩展. 第一,交易提前通知. 如果你选择了 添加到我的提醒列表 对于任何记住的交易, 你需要告诉QuickBooks你的提醒应该提前多久开始出现. 打开 编辑 菜单和选择 首选项,然后 提醒. ![]() 图2:如果你愿意 提醒 对于记忆交易,您需要告诉QuickBooks您的 首选项 是. 应付交易备忘 的底部出现 公司的偏好 列表. 单击相应的按钮,以指示您是希望在控件中查看摘要还是列表 提醒 (或者什么都没有)以及警报应该提前多少天出现. 接下来, 组. 如前所述,您可以在一个组中合并同时到期的记忆事务. 如需创建,请转至 列表|记忆交易列表. 单击旁边的箭头 记住事务 在左下方,然后单击 新组 给它起个名字. 从可用的通知选项中选择并单击 OK. 现在您可以将记忆事务添加到这里 集团 右键单击它,选择 编辑记忆事务,并点击旁边的按钮 添加到组. 单击分配给的字段右侧的向下区域 组名称 然后选择刚才创建的. ![]() 图3:您可以将记忆的事务添加到 集团 同时处理它们. 谨慎的建议这个特殊的QuickBooks功能已经与您分享,因为这样的软件可以节省时间并最大限度地减少错误. 还有许多其他功能也可以帮助您, 所以,如果你想了解更多关于他们的信息,请不要犹豫,打电话给我. 创建记忆事务的机制相当简单. 但是,如果账单没有按时支付(或者根本没有支付),或者项目或服务没有得到发票,那么错误可能会付出高昂的代价. 如果你是QuickBooks的新手,请寻求帮助,因为独自工作可能会很棘手. 即使你是一个经验丰富的用户, 您可能第一次需要帮助来设置记忆事务. 如果您需要有关QuickBooks会计的任何其他方面的帮助,请联系办公室. 只要打个电话就能得到帮助. |